Gestão de projeto: Mundo novo, novas oportunidades

Gestão de projeto: Mundo novo, novas oportunidades

O fim do estado de emergência e a correspondente passagem a situação de calamidade é, sem dúvida, um indicador positivo da evolução da pandemia de COVID-19. Com o anúncio de medidas progressivamente menos restritivas e de planos para retoma de atividades económicas, torna-se também evidente que o foco dos decisores políticos e da sociedade está a deslocar-se da crise sanitária para a crise económica, onde será necessário encontrar soluções para compensar uma quebra do PIB entre os 4,0% e os 8,0% e taxas de desemprego acima dos 10,0%.

Agora que a curva epidemiológica está estabilizada e controlada dentro de valores que os sistemas de saúde conseguem dar resposta, é altura de começar a ultrapassar os desafios que a epidemia criou ao nível do tecido económico, nomeadamente, retomar a atividade normal, recuperar os postos de trabalho perdidos e mitigar as quebras de receita. Para tal, muitas empresas terão de se reinventar, uma vez que a COVID-19 criou um mundo novo com novos desafios e correspondentes oportunidades. Será necessário transformar modelos de negócio, processos de trabalho e, até mesmo, produtos e serviços, para assegurar a adaptação ao novo contexto. 

Ao nível das organizações e dos processos de trabalho, a pandemia de COVID-19 veio comprovar a viabilidade de execução de vários processos de trabalho de forma remota, em particular nos setores mais ligados à economia de informação e conhecimento, no comércio eletrónico e na prestação de serviços digitais. Por outro lado, obrigou ao redesenho de processos de produção em várias indústrias, assim como à redefinição de cadeias de logística e distribuição, derivado da mudança dos padrões de consumo e da necessidade de assegurar um maior volume de entregas ao consumidor final. 

A melhor forma de promover a adaptação dos negócios a este novo contexto será através da execução de projetos, pelo que uma gestão de projetos flexível, eficiente e rigorosa será determinante.

Considerando esta nova realidade, como é que as organizações devem gerir os seus projetos de transformação? 

A fim de assegurar o sucesso dos seus projetos, as organizações devem definir a sua própria metodologia de gestão de projeto assente em processos flexíveis e garantir o funcionamento de uma estrutura de planeamento e controlo que monitorize o progresso dos projetos. 

Metodologia própria

Existem várias metodologias de gestão de projeto, podendo ser agrupadas em dois grandes grupos:  as metodologias clássicas, entre as quais se destacam as metodologias promovidas pelo Project Management Institute (PMI) e pela International Project Management Association (IPMA); e as metodologias ágeis, tais como a metodologia Scrum ou Kanban

As metodologias clássicas assentam sobretudo num conjunto de técnicas para planear, estimar e controlar atividades. O objetivo é alcançar o resultado desejado dentro do prazo e orçamento, de acordo com as especificações definidas. Contudo, este tipo de planeamento tem dificuldade em adaptar-se a contextos dinâmicos, onde as especificações podem evoluir durante a execução do próprio projeto. 

Por outro lado, as metodologias ágeis focam-se no desenvolvimento e entrega rápida de protótipos, permitindo dessa forma obter a validação do cliente e ajustar as especificações do produto final em função do feedback obtido com base em cada versão intermédia.

Estas metodologias podem até ser combinadas entre si, usando-se a abordagem clássica para estruturar os projetos a nível geral, e deixando uma margem ao nível do detalhe específico e da gestão das tarefas para uma abordagem mais ágil.

Soluções tecnológicas

Independentemente da abordagem metodológica escolhida, a gestão de projetos deve ser apoiada por soluções tecnológicas que facilitem a execução dos seus processos-chave, nomeadamente, o planeamento, o controlo e o reporting dos projetos. Este requisito torna-se ainda mais relevante em contextos onde as equipas de projeto trabalham de forma cada vez mais descentralizada e à distância.

Estas soluções tecnológicas devem permitir ao gestor de projeto promover uma comunicação aberta e regular entre toda a equipa de projeto, com vista a facilitar a partilha de informação, a articulação das atividades e a coordenação da própria equipa. Por exemplo, permitir que vários colaboradores trabalhem em simultâneo num mesmo documento; criar controlos de versões e registos de alterações; emitir notificações em determinadas fases dos processos; entre outros. 

A comunicação é, assim, um requisito fundamental para o principal objetivo de qualquer organização: a criação de um ambiente colaborativo entre todos os elementos das equipas de projeto, capaz de promover a produtividade. 

Por fim, as soluções tecnológicas para gestão de projeto devem também facilitar a criação de relatórios que permitam monitorizar o progresso dos projetos e o respetivo desempenho a nível operacional e financeiro. Por norma, estas soluções permitem fazer a comparação entre a evolução planeada e a evolução real do projeto, possibilitando identificar rapidamente as diferenças entre o plano e a execução do projeto.

Gestão da mudança

Os projetos são o instrumento através do qual as organizações evoluem. São elementos promotores de mudança, uma vez que existe sempre uma realidade pré-projeto e uma realidade pós-projeto, distinta da primeira. Assim, a gestão de projeto deve também ter em conta a necessidade de gerir a mudança na organização, assente em estratégias que visem minimizar o seu impacto nas operações e promovam o envolvimento dos colaboradores na adoção dos novos processos de trabalho.

A gestão da mudança depende essencialmente de três fatores: 

    O envolvimento de todos os stakeholders, desde os decisores de topo até aos colaboradores de base. Este fator é um requisito fundamental - a mudança afeta todos, pelo que requer um esforço de todos. Nesse sentido, o processo de mudança será facilitado se todos tiverem oportunidade de dar um contributo, uma ideia ou uma sugestão para a definição dos novos processos;

    A definição de expetativas ajustadas à realidade , sendo importante comunicar os objetivos que se pretendem alcançar com a mudança, as fases de execução do projeto e o que é esperado de cada colaborador no âmbito desse processo;

    Capacitação e acompanhamento dos colaboradores , de forma a garantir que todos os colaboradores possuem as competências necessárias para executar os novos processos de trabalho e a oportunidade de os desenvolverem em contexto, com apoio da equipa de projeto.

Na GET Consulting procuramos aperfeiçoar e otimizar os nossos processos de gestão de projetos com base nestes princípios, aplicando-os a todos os projetos que temos vindo a desenvolver para os nossos clientes. Este modus operandi permitiu que não fosse necessário fazer grandes ajustes aos nossos processos de trabalho para fazer face aos desafios impostos pelas medidas de confinamento. Por isso, e considerando os resultados obtidos, gostaríamos de partilhá-lo e, dessa forma, contribuir, para uma transformação positiva de mais organizações e empresas. A pandemia de Covid-19 abriu portas a um mundo novo com muitas oportunidades por explorar. Contacte-nos. Poderemos, certamente, explorá-las em conjunto!


Miguel Lemos Santos - Partner